Cómo saber dónde están tus alumni

Por qué se pierde el rastro

La mayoría de las bases de alumni se construyen el día de la graduación: un correo, el programa y el año. A partir de ahí, todo cambia.

• El correo de estudiante caduca. En la Universidad de Granada, la cuenta se da de baja dos años después de la última matrícula; en la University of Surrey, tres meses después de terminar.
• La gente se mueve. Según el INE, cinco años después de titularse, el 6,8 % de los graduados vivía en el extranjero, y de los que estudiaron en la Comunidad de Madrid y trabajaban, el 22,9 % lo hacía en otra comunidad.
• Cambian de empresa y de puesto, y nadie avisa a la oficina de alumni.

El problema no es encontrar a alguien una vez. Es que el dato siga siendo cierto dentro de un año. Incluso quien lo mide duda de sus datos: en el estudio de CASE de 2025, solo el 16,8 % de las instituciones confía en sus datos sobre cómo responden sus alumni a lo que les envían.

Las cuatro formas de localizarlos

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   LinkedIn

   La página de tu centro en LinkedIn tiene una pestaña de antiguos alumnos que muestra, en agregado, dónde viven, dónde trabajan y a qué se dedican quienes la indican en su perfil. Es la foto más rápida, pero tiene límites: ya no deja filtrar por año, solo incluye a quien lo pone en su perfil y las condiciones de LinkedIn prohíben copiar perfiles con programas automáticos. Sirve para ver a quién hay y escribir uno a uno.

2. 02

   Una encuesta a tus alumni

   Da una foto con permiso para usarla. Su límite es la participación: contesta quien ya está cerca de vosotros, y la foto envejece en cuanto se cierra. Las estadísticas públicas (como la encuesta de inserción laboral del INE) dicen dónde trabajan los titulados en agregado, pero no te dan el contacto de nadie.

3. 03

   Los delegados de cada promoción

   Cada promoción suele tener un grupo de WhatsApp o de LinkedIn y alguien que lo mueve. Pídeles que compartan el enlace para darse de alta: es el canal con más confianza que tienes.

4. 04

   Un directorio que mantienen ellos

   Cada alumni tiene su ficha (empresa, puesto, sector, ciudad, programa y año) y la pone al día porque le sirve para encontrar a otros. Es la única fuente que no caduca, y es la que convierte una lista en una red.

Qué datos pedir (y cuáles no)

Pide lo mínimo que hace útil la ficha para otros alumni. Cada campo de más baja el número de personas que la terminan.

• Programa y año: lo que os une.
• Empresa, puesto y sector: lo que más se busca.
• Ciudad: para encuentros y para quien se muda.
• Qué busca y qué ofrece: lo que convierte una ficha en una conversación.
• Un correo personal, no el de estudiante o de empresa: el que no caduca.

No pidas datos que no vayas a usar (fecha de nacimiento, dirección postal) ni copies perfiles de LinkedIn sin permiso de cada persona.

La parte legal, en corto

La AEPD no tiene una guía específica sobre antiguos alumnos, así que se aplican las reglas generales del RGPD. Lo más sencillo es que cada alumni se dé de alta y dé su consentimiento: así lo hace, por ejemplo, la Universidad de Cantabria con su red de antiguos alumnos. Si los datos no los da la propia persona (por ejemplo, si salen de LinkedIn), el RGPD obliga a informarle como mucho en un mes o en la primera comunicación.

Esto no es asesoramiento jurídico: si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con el delegado de protección de datos de tu organización.

Cómo lo hacemos en Alumni Grow

En Alumni Grow cada alumni entra con un enlace, escribe su programa y su año y añade su LinkedIn (si lo autoriza) o su CV. Grow, nuestra IA, redacta la ficha y la persona la revisa antes de publicarla. Cada trimestre le pedimos que la revise.

El panel de la organización muestra en qué sectores, empresas y ciudades están sus alumni, y puedes preguntarle a Grow, por ejemplo, «¿cuántos alumni hay en Londres?».